מדוע יש צורך בשירות ותמיכת IT?
טכנולוגיות המידע (Information Technology – IT) עומדות בבסיסו של כל עסק או ארגון כיום. אלו הן טכנולוגיות מחשוב ותקשורת בהן משתמשים אנשי העסק במטרה להתנהל בצורה שוטפת, לעבד את המידע שלהם, לקיים תקשורת מול הלקוחות או ספקים ועוד. לכל עסק יש חוקים משלו מבחינת התפעול הזה, אבל המכנה המשותף הוא שבכל המקרים קשה עד בלתי אפשרי להתנהל בלי מערכות IT שמתפקדות היטב בכל רגע נתון.
הבעיה היא שלא משנה עד כמה הטכנולוגיה מתקדמת כיום, עדיין יש כאן פוטנציאל לתקלות שונות שבכוחן השלילי להשפיע לרעה על פעילות העסק במובנים שונים. כאן בדיוק חברות המספקות שירות ותמיכת IT לעסקים יכולות וצריכות להיכנס לתמונה.
רצוי מול מצוי – גרסת טכנולוגיות המידע
במידה רבה אפשר להתייחס על השירות והתמיכה במערכות IT לעסקים כמו פוליסת ביטוח לעסק: רצוי מאד שהעסק כן ידאג מראש להצטייד בהם (במקרה הזה – חברה שתוכל לספק לו מענה), אבל תוך תקווה שהוא לא יצטרך להשתמש בכך לעולם. הבעיה היא שתרחישים של תקלות, בעיות תפעוליות, שינויים מבוקשים במערכות ומצבים אחרים מתרחשים חדשות לבקרים בכל עסק. הסיבות לתקלות יכולות להיות עקב טעות אנוש, פגם כלשהו במערכת או "סתם" בגלל שהטכנולוגיה בוגדת בנו לפעמים. חברות המספקות שירות ותמיכה מעניקות סיוע שהופך להיות הכרחי.
כדי להבין מדוע השירותים האלה חשובים, קחו בתור דוגמא מצב בו יש תקלה במערכת טכנולוגית שהעסק מתבסס עליה באופן שוטף. תקלה כזו מביאה כמעט תמיד להפסקת הפעילות של העסק, לפרק זמן קצר או אפילו ארוך, הפסקה שהמשמעות שלה היא כמעט תמיד פגיעה כלכלית בעסק. בכוחם של השיבושים האלה בפעילות העסק לפגוע גם בתדמית שלו, בקרב לקוחות או ספקים לדוגמא.
כאשר ניתן לפתור את התקלה באופן מיידי באמצעות השירות החיצוני של חברת IT, יכול העסק לעומת זאת לחזור ולתפקד במהירות האפשרית – אפילו מבלי שיש הפרעה כלשהי לפעילות שלו. בהתחשב באינטנסיביות בה פועלים כיום עסקים בישראל, ובעובדה שאין בהם לרוב אפילו רגע דל אחד, מדובר ביתרון משמעותי שאי אפשר להתפשר לגביו. זמן בזירת העסקים שווה כידוע הרבה מאד כסף, כך שסיוע שניתן תוך פרק זמן מינימלי הוא בעל חשיבות מכרעת עבור כל עסק.
למה חשוב לשים לב בבחירת חברת ה IT?
כדי שהשירותים של החברה הנבחרת יהיו מועילים בעת הצורך, חשוב לשים לב למספר פרמטרים ביחס אליה. הדבר הראשון הוא אוסף הפתרונות שהחברה מספקת ללקוחותיה, פונקציה של הניסיון המקצועי שלה, הידע שיש לאנשיה, הכלים העומדים לרשותם וכן הלאה. רצוי לראות באילו מערכות תקשורת מתמחה החברה הרלוונטית, תוך שאיפה כמובן שמערכות אלה תהיינה דומות או זהות למערכות שהעסק מתבסס עליהן. רבים ימליצו להעדיף כתובת אחת שניתן לפנות אליה בכל שאלה במקום מספר חברות שכל אחת מהן מעניקה סיוע נקודתי מאד. כך העסק עשוי לחסוך במאמצים ובכאבי ראש בעת הצורך.
שאלה מרכזית שצריכה להישאל נוגעת לזמינות של החברה המספקת את השירותים. בבחירת חברת IT חייבים לשאול מהי הזמינות שלה בעת הצורך – שאלה שצריכה להישאל מראש ולא ב"רגע האמת". השאיפה כאן היא כמובן לחברה אשר תהיה זמינה בכל רגע נתון, אפילו 24 שעות ביממה, ושתוכל לספק מענה מקצועי לכל שאלה. בשלב התיאומים מול החברה לכן מומלץ לברר בדיוק מהן ההתחייבויות שלה מבחינת מתן השירות, מיהם אנשי הקשר אליהם ניתן לפנות בעת הצורך (יש חברות שמציעות מוקד טלפוני שלם ולעומתם כאלה המעמידות ללקוח איש קשר ספציפי) ועוד. רצוי שכמה שיותר פרמטרים הנוגעים לשירות יועלו מראש על הכתב.
