ההבדלים בין צרכי המחשוב של חברות נובעים מהבדלי גודל וכמובן מהבדלים ענפיים ועסקיים. אך מערך השיקולים בבחירת ספק שירותי מחשוב לעסקים דומה בכולן.
בחירה של ספק שירותי מחשוב לעסקים היא, ללא ספק, אחת ההחלטות המהותיות והמשמעותיות ביותר בכל עסק, גדול כקטן. ככל 
שיותר תהליכים עסקיים הופכים לממוחשבים ולדיגיטליים וככל שגוברת התלות של הארגון בתפקוד של מערך המחשוב העסקי, כך ההחלטה מורכבת יותר וכמובן קריטית יותר. הלכה למעשה, אומרים בעלי ניסיון, הבחירה היא לא של ספק שירותי מחשוב לעסקים אלא של שותף עסקי – הגדרה שמחדדת את המעמד של מקצועני המחשוב, עומק ההשפעה של פעילותם ואת רמת האמון הנדרשת בין העסק ומנהליו לבין אנשי המחשוב.
המכנה המשותף: צריכים פתרון, רוצים שקט נפשי
פתרון מחשוב עסקי נתפר ומנוהל בהתאמה ייחודית לכל עסק, עפ"י הצרכים, המאפיינים, התהליכים, התוכניות לעתיד והמשאבים. פתרונות המחשוב יכולים להיות דומים אך כמעט לעולם אינם זהים. המכנה המשותף לכל העסקים הוא הדרישה לשקט נפשי – "שהפתרון יעבוד כמו שצריך בלי שנרגיש". וזאת בדיוק המטרה של מערך המחשוב בעסק – לספק את התשתיות והכלים כדי שהצוות יוכל לבצע את משימותיו – יצור, שיווק, מכירות, שירות, הנח"ש וכל השאר – בלי להיות טרוד בשאלה איך כל זה עובד וכמובן בלי הפרעות.
בכל מפגש היכרות בין מנהלי חברות ועסקים לבין ספק מחשוב מיועד, אלו הן תמיד השאלות הראשונות: "מי אחראי?", "מה קורה כש…?", "מי מטפל ב…?", "מי מעדכן?", "מי מדווח?", "תוך כמה זמן?". אחר-כך עוברים לעניינים הטכנולוגיים: שרתים, תקשורת, מערכות, אפליקציות, גיבויים ואיך הם עונים לדרישות ולצרכים המקצועיים והעסקיים. קודם כל שקט נפשי.
מבחן השירות "השקוף": טיפול מהיר בכל תקלה ומניעת תקלות לפני התרחשותן
כל אחד מבין כי מדובר במערכת טכנולוגית שצפויה גם לתקלות שונות ומשונות, החל מכשלים טכניים בציוד, דרך בעיות תוכנה ותקשורת, מגוון צורות של אובדן מידע, טעויות אנוש (אופסס…) ועד תקלות חיצוניות (מי שפך קפה על הלפטופ שלי?).
הציפייה מספק שירותי מחשוב לעסקים היא לא לאוטופיה של "אפס תקלות", אלא למחויבות לטיפול מהיר בכל תקלה במינימום הפרעות לעבודה הסדירה בעסק. ספק שירותי מחשוב צריך להיות מחויב ללוחות זמנים, לזמינות של אנשי מקצוע מנוסים ומתאימים, לנוהל קליטת קריאות שירות ידידותי ולסטנדרטים מקצועיים. הכל, אגב, יכול וצריך להיות כתוב בהסכם השירות.
עד לאחרונה הטיפול בתקלות היה מבחן השירות האולטימטיבי, אך בשנים האחרונות, כחלק ממהפכת הענן, נולדו טכנולוגיות מתקדמות שמאפשרות ניטור מערכי מחשוב אונליין וזיהוי פוטנציאל לתקלות לפני התרחשותן.
הכלים החדשים מאפשרים לפעול מבעוד מועד למניעת תקלות ולתכנן את הטיפול המונע כך שלא יורגש בסדר היום העסקי של הלקוח. בעידן הענן גם התשתיות, החומרה והתוכנה "שקופים" ללקוח וגם השירות התחזוקה השוטפת.
להבין את העסק: להתחבר מהר לצרכים ולדרישות של הלקוח
עד כאן הבנו מדוע הלקוחות של שירותי מחשוב לעסקים לא רוצים וגם לא צריכים להבין איך הדברים עובדים. מצד שני, ספק שירותי המחשוב חייב להבין איך עסק אותו הוא משרת עובד. כדי לאפיין את הפתרונות הנכונים, לבחור את המוצרים המתאימים לתפעל את כל המערך אנשי המחשוב צריכים להכיר את הלקוח, ללמוד את התהליכים העסקיים והמסחריים, לחקור את הזירות בהן הוא פועל ולהבין את הצרכים המיוחדים של דרגי הניהול וצוותי הביצוע.
אחריות כוללת: אפיון, תכנון, תשתיות, ציוד, חומרה, תוכנה, תהליכים
חלק מ"השקיפות" של שירותי מחשוב לעסקים הא האחריות הכוללת, משלב אבחון הצרכים ואפיון הפתרונות, דרך רכישת ויישום המוצרים המתאימים והטובים ביותר, ועד לתחזוקה השוטפת, עדכונים, שדרוגים ומחשבה קדימה.
בחברות גדולות בהן קיים מערך מחשוב מקצועי, לעתים בהיקף וברמה של חברה לשירותי מחשוב, פעולות מסוימות, בעיקר בתחום הרכש, יכולות להיות באחריות הלקוח, אך תמיד נדרש שיתוף פעולה עם ספקי השירות, לעתים יותר מספק אחד (בהתאם לגודל, מורכבות וגיוון המשימות).
בחברות בינוניות וקטנות, גם כאלה בהן יש מנהל מקצועי למערכות המחשוב, שאחראי בין השאר על ספק השירות, הדרישה לאחריות כוללת נפוצה יותר.
עוברים לענן: העתיד של המחשוב העסקי כבר כאן
הביקוש לפתרונות מחשוב עסקי בענן גוברת בקצב מדהים. חברות ועסקים פעילים בכל העולם נמצאים ברובם כבר בתוך תהליך אסטרטגי ארוך טווח של מעבר למחשוב בענן, כאשר בדרך כלל הצעד הראשון הוא פתרונות גיבוי בענן. בחברות גדולות קיימות תוכניות עבודה רב-שנתיות לעניין הענן ובחברות בינוניות וקטנות זה פשוט קורה. בימים אלה העולם העסקי חווה מהפכה של מעבר מהיר לפלטפורמות עסקיות מבוססות ענן, כגון אופיס 365 של מיקרוסופט.
ידע, יכולות וניסיון בטכנולוגיות ופתרונות מבוססי ענן הופכים היום לשיקולים כבדי משקל, אם לא ראשונים במעלה, בבחירת ספק שירותי מחשוב לעסקים.
הניסיון מדבר: לקוחות מרוצים משפיעים הכי הרבה
בחברות גדולות את תהליך הבחירה של ספק שירותי מחשוב מובילים בדרך כלל אנשי מקצוע בתחום המחשוב העסקי. בחברות קטנות המשימה מוטלת בדרך כלל על בכירי ובעלי החברה, שנעזרים לעתים קרובות ביועץ חיצוני. בשני המקרים לרשימת הלקוחות (שמייצגת גם רשימת ענפים) ועוד יותר – להמלצות של לקוחות – יש השפעה מכרעת של ההחלטה להתקדם עם ספק לשלב הבא וכמובן לחתום על התקשרות. במחקרים רבים זהו התחקיר הראשוני של הלקוח.
לסיכום: קיימים הבדלים רבים במערך השיקולים ואופן התהליך לבחירת ספק שירותי מחשוב בין חברות גדולות וקטנות, אך בסך הכל ניתן לזהות דמיון רב ביניהם. הטכנולוגיות החדשניות "משטיחות" את ההבדלים ולעתים גם את הפערים בין הגדולים לקטנים. פתרונות הענן, לדוגמא, מאפשרים גם לחברות בינוניות וקטנות ליהנות מהטכנולוגיות המתקדמות ביותר בעלויות חסכוניות. מה שבטוח הוא, שגם בחברות גדולות וגם בחברות קטנות, בחירת ספק שירותי מחשוב היא החלטה כבדת משקל שדורשת מחויבות ויכולה לעשות את ההבדל.
