לא משנה באיזה תחום העסק שלכם או מה סדר הגודל שלו, בפועל אתם תהיו זקוקים למערכות ממוחשבות שונות ומגוונות. אלו מכניסות אותנו לשדה המשחק של טכנולוגיות המידע, Information Technologies (או בקצרה IT) – תחום שפשוט אי אפשר לוותר עליו בנקודת הזמן הנוכחית. התוצאה היא שכל חברה חייבת להגדיר לעצמה את התקציב שהיא תקדיש למשימה.
ממה מורכב תקציב IT?
גם כאשר ברורה החשיבות של שירותי IT בכל עסק, צריך להיכנס בעובי הקורה ולראות את המאפיינים הספציפיים שלהם – יהיה זה מבחינה מעשית סל השירותים של החברה הפועלת בשדה המשחק ועומדת לרשות העסק. בין הפעולות שמרכיבות את עולם ה-IT ושעשויות להילקח בחשבון ניתן למנות שירותי Help Desk למשתמשי קצה (בעיקר תפעול, בקרה וטיפול בתקלות הקשורות למערכת המחשוב), גיבוי מקומי או בענן, רישוי, אבטחת מידע ועוד. ההמלצה היא שכל עסק יתייחס לתחומים אלה ואחרים בצורה המותאמת לו מבחינת סוג המידע, היקף השימוש במחשבים, הסיכונים הספציפיים העומדים בפניו ועוד.
ההמלצה היא לא להתפשר כלל בבחירת שירותי ה-IT, שיכולים לאפשר לעסק להתנהל בצורה מיטבית, למנוע תקלות שמביאות לפגיעה כלכלית ותדמיתית עצומה וגם לקבל שקט נפשי. חשוב להתבונן בתקציב אבל גם בצרכים הנקודתיים של העסק, תוך שאיפה למצוא את האיזון המושלם בין שניהם. החישוב של התקציב יכול להיעשות באופן תקופתי – בדרך כלל חודש או שנה – כאשר בדומה לתחומים אחרים ניתן לקבל מחירים זולים יחסים בהיקשרות לתקופה ארוכה עם החברה המקצועית.
כך מקבלים את ההחלטות הנכונות
עסקים רבים ניצבים בפני קושי משמעותי כשהם צריכים להגדיר את מאפייני שירותי ה-IT שהם זקוקים להם, ועל אחת כמה וכמה התקציב. אנשי העסק עשויים להיות מצוינים במה שהם עושים אבל לא להכיר בצורה מספקת את העולם הרחב והדי מורכב של טכנולוגיות המידע, וזה בסדר גמור ואפילו הגיוני. אף מנהל עסק לא נולד בתור מומחה לתחום של IT, וזהו תחום שמצריך למידה ממושכת על מנת שניתן יהיה לפעול בתוכו היטב. זו הסיבה שרבים מבעלי העסקים מעדיפים להעביר את כל האחריות לחברות חיצוניות, ורצוי חברה אחרת שתספק את כל השירותים תחת קורת גג אחת.
מומלץ קודם כל להרכיב תכנית פעולה, עם או בלי חברה מקצועית, שתראה בדיוק למה העסק זקוק. גם אם רוב הפעולות שמשתייכות ל-IT הן חיוניות, עדיין המימוש שלהן בפועל עשוי להיות שונה. כל עסק רצוי שיחשוב על גיבוי, לדוגמא, על היקף הגיבוי והתדירות שלו תלויים בכמות וברגישות המידע של העסק הנתון. יש שיטענו שבשלב הזה לא צריך לחשוב עדיין על מחירי השירותים השונים, מכיוון שתפעול העסק הבטוח והשוטף צריך להיות מעל הכל. לאחר שכבר יודעים מה צריך אפשר לראות מהי העלות הכוללת של החבילה, כאשר ניתן לפנות למספר חברות לצורך קבלת הצעת מחיר.
